PM ソフトウェアの導入方法: シニア コンサルタントからのヒント

どのような状況に直面しますか?

過去 16 年間、私たちは企業がプロジェクト管理ツールを導入する際に経験する多くの状況に遭遇してきました。 当社のシニア コンサルタント Dalibor Vasek が、最も一般的な 8 つの状況をまとめました。そうすれば、最初からそれらを排除できます。

何が必要かを理解する

何が必要なのかわからない – 私たちのクライアントは多くの場合、プロジェクト管理ツールを望んでいますが、 思わない 約 どの会社 部門がそれを使用します、その 機能が必要です、アプリケーションを持っているかどうか または公共の場で クラウド などなど。 チームの具体的なニーズと管理するプロジェクトの種類を考慮してください。 また、すべてのプロセスを XNUMX つのツールで管理したい場合は、マーケティング、財務、営業などの他の部門も忘れないでください。 これは、どちらかを判断するのに役立ちます。 ソフトウェアはあなたの会社に最適です。 よくわからない場合でも、ご心配なく。私たちがお手伝いいたします。

ツールの利点を確認する

ツールの利点を理解していない – 経営トップがツールを購入しても、管理者は別の人であることがよくあります。 これにより、 不完全 ニーズの理解。 管理者がツールの利点と機能を常に理解していることを確認してください。 Easy Project は、より良いコミュニケーション、透明性、生産性の向上、より良い組織化に役立ちます。 これは多くのカスタマイズ オプションを備えた適応性のあるツールですが、管理者が 知らない これらについて 利点、 次にあなた 使いません ツールをその 全潜在能力.

変化に耐える

変化への抵抗 – 従業員 よく感じる 安全でない 何かが変わるとき。 彼らは、新しい作業手順を学び、そのためのトレーニングを受ける必要があることを知っています。また、古いツールや作業方法に一定の愛着を持っている人もいます。 前に進むためには変化も大切ですが、その前に、 従業員にその準備をさせることを忘れないでください。 新しいツールがどのようなメリットをもたらすかを説明し、動機付け、示してください。

主要な利害関係者を巻き込む

主要な関係者とすべてのユーザーの関与の欠如 – アイデアがCEOから来るかどうかによって状況は常に異なりますが、 PMO、または他の誰か。 ただし、どのような場合でも、すべての利害関係者、経営陣、プロジェクト管理オフィス、プロジェクト マネージャーを巻き込む必要があります。また、資金調達や投資の意思決定を行う人 (CFO または財務マネージャー)、および技術的なセットアップを支援してくれる人 (CTO または管理者) も忘れないでください。 繰り返しますが、私たちは次のことについて話しています コミュニケーションとメリットの説明、また、 リスクと機会。 決断したとき 新しいツールを実装する、それが重要です すべてのユーザーにそれを伝える。 新しいツールの利点と、それが自分たちの仕事にどのような影響を与えるかを理解する必要があります。 理由と実装プロセスについて明確に伝えることは、懸念を軽減するのに役立ちます。 このコミュニケーションはこうあるべきです プロジェクトのように管理される。 したがって、Easy Project を初めて使用することができます。

現実的に考える

非現実的な要求と期待 – すべてを実行できるツールはありません。 どのツールがどのような効果をもたらすのかを調べてみるのは良いことです あなたのニーズを最大限に満たします そしてそれが何ができるかを知っています。

長期的な導入に向けた準備をする

最初の熱意は薄れる – 実装はスプリントではありません。 それはマラソンのようなものです。 最初は誰もが興奮しますが、数週間後には興奮も消え、実装プロセスが完了しない可能性があります。 私たちのお勧めは、 プロジェクトとして管理する。 WBS でタイミングとマイルストーンを設定し、作業量を個別のタスクに分割します。 こうすることで、エネルギーと熱意の両方を維持し、会社の他の優先事項とバランスをとることができます。

データ移行を恐れる必要はありません

データ移行への不安 – すでにプロジェクト管理ツールやその他のシステムを使用している場合は、この部分を参照してください。 移行中にデータが失われたり破損したりして、プロジェクトに潜在的な遅延や後退が生じるのではないか、あるいはデータ転送が完了しないのではないかと心配されるかもしれません。 しかし、役に立たないツールを使い続けることが正しい解決策なのでしょうか? 新しいツールを試すことは有益です。特に私たちが全体をガイドする場合には、 データ 移行 プロセス すべてを確かめるために スムーズに進みます.

専門家も参加してください

専門家の助けなしにツールをセットアップする際の問題 – 多くの場合、社内に次のことを望んでいる熱狂的な人がいます。 すべてを単独で実装する。 私たちの経験では、これは問題ありません 専門部署がある大企業 このため。 しかし、他の議題がある小さな会社で働いていると、時間がかかり、問題が発生すると行き詰まってしまう可能性があります。 通常、クライアントはこの方法でお金を節約したいと考えていますが、実装が失敗すると、最終的には簡単にお金を失う可能性があります。 いつでも入手した方が良いです 専門家からのアドバイス 時間と神経を節約するために。

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実装の仕組み

当社のコンサルタント チームがツールのセットアップを支援し、時間とリソースを節約してすぐに作業を開始できるようにします。 Easy Projectを組織の構造や作業手順に適応させ、ビジネスをより効率的にします。

私たちはお勧めします 実施範囲 ソリューションの複雑さに応じて。 これには、ツールのセットアップやプロセスのコンサルティングから、エンドユーザーのトレーニングや統合分析まで、あらゆるものが含まれます。

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まとめ

プロジェクト管理ソフトウェアを企業に導入する チームの効率と有効性を大幅に向上させることができます。 適切なソフトウェアを選択してチームをトレーニングする、ソフトウェアの監視と保守を行うことで、企業の生産性とコラボレーションの大幅な向上を体験できます。 覚えておいてください、それは重要です 実装を過小評価しないでください、全体を通して熱意を維持し、専門家を招いて会社のお金と時間を節約してください。