PMO をゼロから構築する方法

PMO（プロジェクトマネジメントオフィス）とは？

プロジェクト管理オフィスは、成功する組織にとって重要な要素です。 それはとして機能します すべての人のための中央ハブ プロジェクト管理活動、プロジェクト マネージャーとチームにサポート、ガイダンス、およびリソースを提供します。

プロジェクト管理基準を確立し、プロジェクト マネージャーにトレーニングとサポートを提供し、プロジェクトが予定どおりに予算内で完了するように支援します。 しかし PMOの役割は企業によって異なる 彼らの目的とニーズに応じて。

最も一般的な PMO のタイプは何ですか?

PMO を構築する前に重要なこと さまざまなタイプについて学ぶ だから、できる あなたの会社に適したものを選んでください. いくつかの種類があり、それらの一部は混合されて別の種類になります。これらは、組織のニーズ、目標、およびリソースによって定義されます。

1. PMO指令: このタイプの PMO は、 PM基準の実施 組織全体のプロセス。 また、プロジェクト マネージャーにガイダンスとサポートを提供することもできますが、 決定を下す権限がない プロジェクトチームを代表して。
2. 支援PMO：提供 サポートと リソース プロジェクトマネージャーに、しかし、決定を下したり、基準を実施する権限はありません。 その主な役割は、プロジェクトの計画と実行においてプロジェクト マネージャーを支援することです。
3. 共同PMO: プロジェクト マネージャーと緊密に連携して、プロジェクトが適切に機能するようにします。 組織の全体的な戦略目標に沿った. また、プロジェクト チームにガイダンスや推奨事項を提供するなど、よりコンサルティング的な役割を担う場合もあります。
4. イネーブルメント PMO：注目 ツール、リソース、およびサポートの提供 プロジェクトマネージャーがプロジェクトを成功させるために必要です。 また、プロジェクト マネージャーのスキル向上に役立つトレーニングや能力開発の機会を提供することもできます。
5. 戦略的PMO: この PMO タイプは、 組織のプロジェクトを全体的な戦略と目標に合わせる. それも責任があるかもしれません ポートフォリオ管理 新しいプロジェクトの機会を特定します。

開始するのに適した時期はいつですか?

さて、ある 画一的な答えはない PMO を構築する適切な時期はいつですか。 組織にとって、ニーズとリソースを決定する前に慎重に評価することが重要です。 しかし、 いくつかの兆候が示す可能性があります それが PMO を構築する適切な時期. あなたの組織でこれらの問題のいくつかを見つけましたか?

• 一貫性のないプロジェクト管理慣行: PMO は、さまざまなプロジェクトを管理するための標準的なプロセスと手順を確立するのに役立ちます。
• 中央監視のない複数のプロジェクト: 組織が管理している場合 多くの異なるプロジェクト 中央の監視や調整がない場合、PMO はその監視を提供し、プロジェクトが組織の全体的な目標と目的に沿っていることを確認するのに役立ちます。
• 利害関係者の管理の難しさ: 組織が利害関係者を管理し、その期待に応えるのに苦労している場合、PMO は利害関係者の関与とコミュニケーションを改善するのに役立ちます。
• プロジェクトの実施に関する課題: 組織がプロジェクトを時間どおりに予算内で提供することに問題を抱えている場合、PMO は、これらの課題の根本原因を特定して対処するのに役立ちます。

「私たちは昨年、PMO を構築しました。XNUMX 年後、プロジェクトの透過的な追跡、設定された構造とプロセス、および Easy Project での直接の統合レポートのおかげで、 プロジェクト オフィスのミーティングで、不必要で長いステータス更新で時間を無駄にしないでください。 そしてできる 節約した時間を過ごす 主にプロジェクトで そのアール 計画通りに動いていない. それらを戦略的に見て、進行状況を最適化して、それらをうまく管理できるようにします。 計画通りに進行しているプロジェクトについては、その完了をさらに祝います。」

Jan Řeřicha、PMO 責任者、Easy Software

始めましょう！ しかし、どのように？

最初のプロジェクト管理オフィスを構築するのは恐ろしい作業のように聞こえるかもしれませんが、実際には、正しい手順に従い、プロセスに時間がかかることを念頭に置いておけば、それほど困難である必要はありません。

ここにあります XNUMXつのステップ 必要に応じてフォローする からお進みください:

1. PMO の目的、種類、範囲を定義する: PMO を設立する理由と、それが提供する特定の機能を決定します。
2. 組織におけるプロジェクト管理の現状を評価する: 現在のプロジェクト管理プラクティスの長所と短所を特定し、プロジェクトを通じてどのような改善が可能かを判断します。 PMOの設立.
3. PMO の計画を立てる: PMO の構造、人員配置、リソース、および予算を含む、PMO の詳細な計画を作成します。 この計画は、組織の全体的な目標と目的に沿っている必要があります。
4. 関係者に計画を伝える: PMO の計画を関連する利害関係者と共有し、彼らの意見と賛同を求めます。 これは、PMO が成功するために必要なサポートを確保するのに役立ちます。
5. PMO を実装する: スタッフの雇用、リソースの割り当て、プロセスと手順の確立など、PMO の計画を実行に移します。
6. プロセスとコミュニケーションを確立する: PMO の明確なプロセスと手順は、プロジェクト管理、コミュニケーション、および意思決定のガイドラインを含め、成功するために重要です。 また、内部と外部の両方の利害関係者を含む PMO のための効果的なコミュニケーション チャネルを確立して、全員が PMO 活動について最新の情報を入手できるようにすることも良い方法です。
7. PMO の監視と評価: PMO のパフォーマンスを定期的に見直し、必要に応じて調整を行って、組織のニーズを満たしていることを確認します。

PMO はあなたの会社に適していますか?

プロジェクト管理オフィスがあなたに適していない場合組織が PMO を構築する必要があるかどうかまだ疑問に思っていますか? 次に、ヒントを与えるいくつかの要因を検討する良い機会です。 プロジェクト管理オフィスがあなたに適していない場合.

• 費用: PMO の確立には、追加のスタッフの雇用、リソースの割り当て、テクノロジとインフラストラクチャへの投資が必要になる場合があるため、費用がかかる可能性があります。 組織に PMO をサポートするための予算やリソースがない場合、PMO を構築しないことを選択する場合があります。
• いくつかのプロジェクト: 組織に少数のプロジェクトしかなく、中央監視機関なしでそれらを効果的に管理できる場合、PMO は必要ないかもしれません。
• サポートの欠如: 管理者やプロジェクト マネージャーなどの主要な利害関係者のサポートがなければ、PMO は成功しない可能性があります。
• 複雑: PMO は、組織の構造を複雑にする可能性があり、新しいプロセスと手順の開発が必要になる場合があります。 組織がすでに効率的かつ効果的に運営されている場合、PMO を追加する必要はないかもしれません。

まとめ

効果的な PMOはプロジェクトを円滑に進めるのに役立ちます、チームのコラボレーションを改善し、目標をより簡単に達成できるようにします。 PMO が最初から完璧ではないと感じても、がっかりしないでください。 チームのニーズに合わせて微調整するのに時間がかかる. 複数のチームと XNUMX つの製品を扱うビジネスの場合 最新のプロジェクトポートフォリオ管理ツールが必要になることを忘れないでください 効果的な PMO を構築します。 EasyProjectを発見する – PMO の実装をより迅速かつ簡単にする完全な PPM ソリューション!