ケーススタディ - Easy Project: カザフスタン政府の一元的なプロジェクト管理システム

クライアントの概要 

カザフスタンは、 9番目に大きい国 世界では中央アジアに位置し、17の地域と特別なステータスを持つ3つの都市に分かれています。カザフスタンのように大きくて多様性のある国を管理するには、さまざまなレベルの政府と権力部門間の非常に複雑な調整が必要です。  

National Project Management System Concept in 2011.カザフスタンの経験のユニークさは、2011 年の国家プロジェクト管理システム概念の開発にあります。この概念は、XNUMX つの主要なコンポーネントの開発を通じて、プロジェクト管理をプロジェクト管理システムに広範に統合することを目的としていました。 

1. 政府職員の研修とプロジェクト管理における能力開発。 
2. 立法レベルでプロジェクト管理を制度化するために必要な法的枠組みの形成。 
3. プロジェクト管理のための一元的な情報システム。 

カザフスタン政府はどのような課題に直面していましたか?

カザフスタン政府は経済成長と近代化を優先し、次のような分野にわたる多様なプロジェクトを調整した。 インフラ、医療、教育など。 広大な領土、多様な人口、経済的課題により、統治と管理はさらに複雑になります。 

ガバナンスとプロジェクトの実施を合理化するには、一元的なクロスプラットフォーム管理システムが不可欠になりました。課題には、複雑な政府構造の舵取り、準備金報告慣行の排除、あらゆるレベルにわたる団結した協力の促進などが含まれます。 カザフスタンの社会経済発展の戦略的目標を達成するには、一元化されたクロスプラットフォームのプロジェクト管理システムが必要です 効果的なガバナンスを確保し、国レベルと地方レベルの両方でプロジェクトを成功裏に実施するには、全国に展開することが不可欠となった。 

カザフスタン政府向けのこのようなプロジェクト管理システムの開発と実装の複雑さには、いくつかの側面が関係しています。 

1. 政府行政の複雑な階層システムでは、すべての構造を考慮し、相互作用の複雑なマトリックスを組み込む必要があります。 
2. 多数の種類のレポートを生成する継続的な慣行は、すべてのプロジェクトを 1 つのシステムで直接管理するための明確な指示がないため、レポートの重複や政府機関間の否定的な反応につながります。 

カザフスタンはプロジェクト管理ソフトウェアをどのように選択しましたか? 

全国規模の導入に最適なプロジェクト管理ソフトウェアを選択することは、最大限の慎重な検討を必要とする重要な決定です。ワークフローを合理化し、政府レベルを超えたコラボレーションを促進するために、拡張性、コスト、カスタマイズ、統合、ユーザーフレンドリーさの綿密な評価が実施されました。この厳格なプロセスにより、選択されたソリューションが国のガバナンス構造とプロジェクト管理のニーズにシームレスに適合することが保証されます。

技術仕様には、次の機能などの膨大な要件が含まれています。

• 部門を超えたプロジェクト チームを結成し、参加者間のプロジェクト活動を垂直的および水平的に統合します。
• 政府計画システム内の国家プログラム、領土開発戦略、および文書を管理します。
• 業界や地域の特殊性を考慮して、多数の参加者間のコラボレーションを促進し、広範なプログラムとプロジェクトのポートフォリオを管理します。
• 各プロジェクトの貢献度を考慮して、業界固有および地域開発プログラムの計画および実際の KPI に関するデータを収集、処理、保存、視覚化します。
• 過剰な報告や官僚的な手続きを行わずに、国レベルの指標から特定のプロジェクトの進捗状況までシームレスにナビゲートします。
• プロジェクト実施のための支出、特に州予算の割り当てを監視します。

さらに、システムのローカリゼーションはカザフスタン政府にとって重要な要素であり、国レベルと地方レベルの両方で集中プロジェクト管理システムを完全に導入できるようにするためのものでした。 

認定要件：

• タスク管理+タイムライン
• ユーザーフレンドリーなインターフェース
• WBS、ガント、ダッシュボード、KPI
• モバイルアプリ
• クラウドとオープンソース

どのような解決策が検討されましたか? 

この時点で、「Yevniy Consulting Group」は、さまざまな基準（サブスクリプションコスト、ユーザーフレンドリーなインターフェイス、迅速な適応性、拡張性、カザフスタンのニーズに合わせたカスタマイズ）に基づいて、数十の異なるプロジェクト管理情報システムの多要素比較分析を実施しました。政府など）。

市場にあるすべての関連プロジェクト管理システムを含む大規模で徹底的な分析の結果に基づいて、カザフスタン政府に最適なソリューションとして Easy Project が圧倒的に有利であるという決定が下されました。  

意思決定委員会は、Easy Project を除けば、ほぼ無制限のカスタマイズ、ローカル サポート、およびシステムのローカリゼーションを提供しながら、国全体のメガ ポートフォリオを管理するために効果的に拡張できるプロジェクト管理製品は市場に存在しないと結論付けました。同時にカザフスタンにも。 

Easy Projectの主な特徴 

Easy Project は、カザフスタン政府にとって不可欠な重要な機能を提供します。

• 統一されたプロジェクト パートナーシップ マトリックスによる、部門を超えたプロジェクト チームの形成と交流。
• あらゆるライフサイクル段階における政府部門のプログラムおよびプロジェクトの共同ポートフォリオ管理のための人的資源活用に対する包括的なアプローチ。
• 管理テクノロジー、ツール、ベストプラクティスの適応と統合 Change Management, Project Management, Agile, スクラム, かんばん, information-analytical project management systems.
• 統一されたエコシステムの構築と、プロジェクト活動の最新の標準、方法論、ベスト プラクティスの適応により、文書のやり取りと官僚主義を削減します。これは、部門を超えたプロジェクト チームの直接の共同活動、タイムリーな情報交換、意思決定の迅速化によって実現されます。

Easy Projectの適応力の高さ 

Easy Project はカザフスタン政府の多様な要件を満たすようにカスタマイズされており、広範なプログラムとプロジェクトのポートフォリオを管理できるようになりました。このカスタマイズにより、業界や地域のニーズを考慮しながら、実装のあらゆる側面に関わる関係者間のコラボレーションが促進されました。

さらに、このシステムにより、国の指導者、当局者、団体、投資企業は、数回クリックするだけで、戦略的指標から特定の場所内の個々のプロジェクトの詳細に簡単に移動できるようになりました。この機能により、 リアルタイムのプロジェクト追跡、効率性と透明性の向上 ガバナンスレベル全体で。

Easy Project と Microsoft Power BI の緊密な統合

Integration of Easy Project with the analytical platform Microsoft パワー BI allowed users not only to manage their projects collaboratively but also to track, in real-time, the progress of numerous key performance indicators and indicators for their programs. 

Microsoft Power BI との統合により、プロジェクト/プログラムおよびポートフォリオに関する対話型レポートを自動モードで作成できます。また、運用上の意思決定に必要な情報をすべて備えた、プログラムやポートフォリオのインタラクティブなオンライン ダッシュボードを作成することもできます。 

• 効率性、リスク評価を計算し、これらの指標に影響を与える特定のプロジェクトを特定するための組み込みアルゴリズム。 
• コンポーネント (プログラム、プロジェクト、地域、業界など) のコンテキストで計画された目標指標の達成をマルチレベルのカスケード視覚化します。 
• KPI パフォーマンスに基づいた構造単位のランキング。 
• 地域や地区ごとの目標指標の達成状況やプロジェクトの実行状況を地理情報から分析。 
• 指標と依存プロジェクトの正確な分解を通じて、実行者に個人的な責任を割り当てます。 
• データの自動更新により、プレゼンテーションや更新を手動で開発する必要がなくなります。 

実装の段階:

カザフスタン政府内での Easy Project の展開は、国全体レベルでのシームレスな統合と効果的な利用を確保するために、綿密に計画および実行されました。 Easyプロジェクトの実施 は、プロジェクトとプログラムを管理するためのパイロット プラットフォームの導入から始まりました。 カザフスタンの20の地域。 その後、パイロット プラットフォームへのアクセスが観光省、保健省、教育省などの中央省庁にも拡大され、共同プロジェクト管理が可能になりました。 

時間の経過とともに、パイロット Easy Project プラットフォームはすべての政府機関の共有インスタンスにスケールアップされ、Microsoft Power BI との緊密な統合によりビジネス分析が強化されました。システムが適切に機能することを保証し、ユーザーにサポートを提供するために、包括的な 3レベルのテクニカルサポート 制度が確立されました。 

1. 分析と要求仕様

テクニカル サポートの最初のレベルでは、専門家がエンド ユーザー (政府機関の職員やプロジェクト参加者) がプラットフォームの使用に関連する運用上の問題を解決できるよう支援しました。 

2. テスト環境の構築

第 2 レベルのテクニカル サポートには、システム構成、他の情報システムとの統合、第 1 および第 3 ラインのサポートとの連携など、方法論的および機能的なサポートを提供する専門家が関与しました。 

3. 本番環境の構築

3 番目のレベルのテクニカル サポートは、システムのソース コードとインフラストラクチャのサポートを担当する専門家で構成され、サーバー ソフトウェア コンポーネントの安定性、ネットワーク インフラストラクチャのセキュリティ、およびシステムの監視を保証しました。 

このマルチレベルの技術サポート システムは、システムの中断のない運用に貢献し、Easy Project に対するユーザーの満足度を確保しました。 

さらに、ユーザーの導入を促進し、教育リソースを提供するために、短い説明ビデオと長い形式の教育コンテンツを備えたナレッジ ベースが確立されました。  

Easy Redmine の実装により次のことがもたらされました。

本日現在、世界で9番目に大きい国であるカザフスタンのすべての政府機関は、 Easy Projectを集中プロジェクト管理システムとして活用 国全体でプロジェクトとチームを効果的かつ戦略的に管理します。このプロジェクト管理の目覚ましい成功は、注目されていません。 2023で、 I国際プロジェクト管理協会 (IPMA) スペインで開催されたグローバル プロジェクト マネジメント プロフェッショナル フォーラムでカザフスタンに金賞を受賞しました。 

Easy Project の機能とツールにより、全国規模で組織化されたワークフローが可能になり、中央政府機関、地方行政当局、建設会社、技術エンジニア、監督専門家、その他多くの責任者や関係者がリアルタイムで連携できます。現在、各担当者は官僚的な手続きなしにタスクを設定および監視し、レポートを生成し、統合情報システム内で直接発生する問題に迅速に対処できるようになりました。 

　 新しいインタラクティブなオンライン ダッシュボード 関係者は国家レベルの指標 (政府レベル) からシームレスに移動し、3 回未満のクリックで特定の対象 (学校) のタスクや文書アーカイブを視覚的に観察してアクセスできます。 

すべての KPI のリアルタイム監視は、計画/事実形式で利用できます。インタラクティブなダッシュボードを介したオンライン レポートの実装により、従来の紙のレポート、参考資料、プレゼンテーションが大幅に削減されました。