スマートに作業する:短期的な需要と長期的なプロジェクトの間の適切なバランスを見つける方法

7/20/2021
5 minutes
ヤクブRyba

を区別する 短期的および長期的な目標とニーズ は、個人や組織の間で最も長く続いている課題のXNUMXつです。 毎日、波打つ海の帆船のように、あなたを前後に揺さぶるあらゆる方向からの圧力があります。

たとえば、あなたはあなた自身のビジネスを運営していて、クライアントがあなたにやって来ていますが、あなたは未開拓の機会も探求したいと思っています。 あるいは、長期的な成長を促進する可能性のあるプロジェクトを棚上げせずに、Covid-19に対応して運用コストを削減したいと考えているかもしれません。 どうやって タスクを管理する あなたは今あなたが将来達成する必要がある重要な目標をしなければなりませんか?

さて、ほとんどの帆船は、低迷の間それらを動かし続けるためにバックアップディーゼルエンジンを備えています。 同様に、バフェッティングの要求を乗り越え、すべてを正しい方向に動かし続けるための方法を開発する必要があります。

幸いなことに、このバランスを達成するための効果的なアプローチが存在します。 以下の手順は、長期的なビジョンを見失うことなく、短期的な要望やニーズを管理するのに特に役立ちます。

 

1.短期と長期を結び付ける

新しい短期的な需要を満たすかどうかを検討する際に自問する最も重要な質問は、それがあなたのビジョンと戦略にどのように結びつくかと関係があります。 需要はあなたをあなたの想像する未来に向かって動かしますか? あなたのビジョンを達成するあなたの能力を脅かすこの要求の側面はありますか? 将来、この短期プロジェクトの要素のいくつかを活用できますか?

これらの質問にいくつかの考えを与えることで、短期的なタスクが「XNUMX回限りの」プロジェクトであるかどうか、またはそれが 新しいプロジェクトを初期化するためのテンプレート 将来は。 多くの場合、取り上げる価値のある短期的な要求は、将来、より大きなものに活用することができます。

もちろん、XNUMX回限りのタスクが常に悪いとは限りません。 たとえば、緊急の需要が無視できない技術的リスクである場合は、準備ができていて、進んで行う必要があります。 リソースを再配置します それを収容するために。

ただし、そうする場合は、継続的な改善プロジェクトと同じように問題に取り組む必要があります。 必要がある 構造化された計画を作成する その周りを理解し、その効果を理解して定量化します。 のようなプロジェクト管理ツール 簡単なプロジェクト で貴重な支援を提供することができます プロジェクトの見積もりとスケジューリング クリティカルパスの計算。

 

2.データを使用して短期的な要求を正当化する

短期的な要求を長期的なビジョンに反発させたら、目の前の仕事の現実を見始めます。 客観的データと主観的データの両方から、検討していることが理にかなっていることを確認してください。

この段階では、より広い聴衆に適用される合理的なニーズから、新たな感情的な要求を分離することが重要です。 研究によると あまりにも多くの短期的な要求がアドホックな感情的反応に焦点を合わせている。 たとえば、リモートで作業するITサポートの場合、クライアントはシステムの欠陥について苦情を申し立てるためにあなたに連絡することができます。 この苦情により、長期プロジェクトへの問題の影響を十分に考慮せずに、すぐに応答モードにジャンプする可能性があります。

効果的に作業するには、あなたに投げかけられている短期間の作業について十分なデータを収集する必要があります。 このようにして、その重要性を正確に配置し、それに応じてスケジュールすることができます。

 

3.短期プロジェクトと長期プロジェクトの両方を熱心に追跡します

短期間の要求は手っ取り早い作業かもしれませんが、常にポップアップするため、すぐに作業のバックログ全体を占有してしまう可能性があります。 短期、中期、および長期のタスクが順調に進んでいることを確認するために、バックログを注意深く監視することが重要です。

右 プロジェクト管理 ソリューションは、これらのプロジェクトを効果的に追跡し、要件にタグを付けるのに役立つため、構築できます ダッシュボードガントレポート それらの周り。 この可視性を持つことで、バランスを効果的に維持することができます。 XNUMX年間の将来の見通しという名目で短期的な需要を犠牲にしたり、現在のスケジュールであまりにも多くの短期的なタスクに適合しようとすることでその将来を危険にさらしたりすることを回避できます。

チームの一員である場合、ダッシュボードとレポートは、メンバーを正確な情報で最新の状態に保つのに役立ちます。 そのため、Zoomの電話で意見を話し合うのではなく、コスト、収益、将来の影響などの分析の観点から話すことができます。

 

バランスはあなたの中にあります

短期的および長期的な優先順位の競合に苦労していることに気付いたときは、深呼吸して上記の手順を参照してください。 短期的な需要が全体像にどのように影響するかを理解し、データを使用して関連する作業を評価します。 需要を受け入れることが正しい決定である場合は、 効果的なプロジェクト管理ソリューション 進捗状況を追跡し、新しい情報が届いたときに計画を調整します。

この構造化されたアプローチを採用すると、短期的需要と長期的需要のバランスを確立することに成功するだけでなく、現在および将来のプロジェクトで機能するプロセスを構築することもできます。 したがって、反応と「消火活動」から、ビジョンから揺らぐことのない意思決定に切り替えることができます。

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