リソース割り当てをプロジェクト管理の重要な部分にする理由

4/12/2022

5 minutes

アデラ・シコロヴァ

プロジェクトの時間、予算、およびリソースの現実的な期待と見積もり。これらは、プロジェクトを開始する前に明確にする必要があるXNUMXつの重要な要素です。今日は、リソースと、それらが効率的に計画された場合にプロジェクト管理をどのように改善するかについて説明します。

リソース割り当てとは何ですか？どのように行いますか？

リソース割り当てを次のプロセスと考えてください。 適切なタスクを適切なリソースに割り当てる。これはすべて、プロジェクトの作業の有効性（時間関連と財務関連の両方）を強化するためのものです。正しく行わないと、プロジェクトの速度が低下する予期しない将来の問題が発生する可能性があります。

今後のプロジェクトの範囲について十分な情報が得られたら、次のように入力できます。 リソースの計画フェーズ。したがって、最初のアドバイスは、プロジェクト管理ソフトウェアをすでに使用している場合は、それが計画リソースを備えているかどうかを再確認することです。そうでない場合、オプションのXNUMXつは、リソースのみを計画するための追加のツールを購入することです。ただし、これは、チームがXNUMX〜XNUMX人で構成されている場合にのみお勧めします。

中規模以上のチームの場合、あなたができる最も簡単で明確なことを取得することです リソースの割り当てと計画のためのオールインワンツール その後、プロジェクトを管理します。

「適切なリソース割り当てにより、適切な人材が働くようになります
時間を効果的に計画して適切なタスクを実行する–
財務と作業範囲の両方の観点から。」

プロジェクト作業前および作業中のリソースの割り当て

プロジェクトが何で構成されているかを理解し、リソースの容量の概要を明確に把握している場合にのみ、リソースをプロジェクトに割り当てることができます。したがって、いくつかあります 割り当てを開始する前に実行するアクション:

プロジェクトをより小さな成果物のタスクに分割します。 つまり、WBSを作成します（WBS）個々のタスクのおおよその数とそれらの間の接続を確認します。
リソースの可用性を確認してください クライアントの時間見積もりが現実的かどうかを確認します。
複数のプロジェクト間でリソースを共有する場合 （あなたのチームメンバーもあなたの会社の他のチームの一部です）、グローバルガント全体像を把握するために。最終的には、他のプロジェクトマネージャーと能力について話し合います。

これらのXNUMXつの手順が完了すると、リソースを割り当ててタスクを割り当てることができます。プロジェクトの開始後、それは避けられない リソースのパフォーマンスを追跡し、それに対応します。日常のタスク、およびプロジェクトの管理によって発生する予期しない状況については、他のXNUMXつのより詳細な原則に従う必要があります。

ステータスを確認し、 賃貸条件の詳細・契約費用のお見積り等について プロジェクトの重要なフェーズ（重要な会議、マイルストーン、または開始日）のリソースの一覧。特に「火事」の状況がある場合。このために、あなたはいつでもあなたのリソースの最新のステータスで作業することができます出席ダッシュボード機能.
予測不可能なことに先んじてください。 にリソースの容量を管理し続ける & アプリ環境に合わせて 計画では、彼らの自由な日（オフィス、病気休暇、休暇、ホームオフィスなど）を確認して承認できる必要があります。

リソースの割り当てに役立つ特定の機能とベストプラクティス

リソース管理マスタープラン

ここでは、今後数日、数週間、または数か月間のすべてのユーザーとその時間の使用率を確認できます。色は、ユーザーのワークロード（使用可能、最適な使用率、または作業の過負荷）を示します。直接内リソース管理マスタープランツール、あなたは例えばすることができます。特定のタスクの時間を延長したり、他の誰かに再割り当てしたりすることもできます。したがって、 将来のプロジェクトを計画するときは、リソースの過負荷を簡単に回避できます.

「リソースの割り当てにより、一般的なものが削減されます
問題–あなたの過小または過剰利用
チームプレーヤー–最小限に。」

リソースダッシュボード

リソースを計画するときは、 割り当ての不一致を回避する. リソースダッシュボード組織全体の人々の作業負荷を確認できるように、視覚化された労働者の時間使用率を示す図によってこの課題を解決します。さらに、最も多くの時間が割り当てられ、合計時間が割り当てられたタスクタイプの概要が表示されます。

結論として

プロジェクトの作業の適切な部分を実行するための適切なリソースを取得することは困難です。特に、組織全体の複数のチームがチームメンバーを共有している場合はなおさらです。割り当て自体の前に実行する必要のあるプロジェクト管理手順があるため、すべてを取得するのが最善です。最新のリソース管理ツール単一のPMソフトウェア内。このように、起こりうる間違いや繰り返しの行動を避けることができます。