新しいプロジェクトを開始する際の最も一般的な間違い

プロジェクトマネージャーとチームがプロジェクトの開始段階を過小評価しているのはなぜですか？

プロジェクトマネージャーが怠惰または一貫性がないということではありません。 （はい、それも起こる可能性がありますが、私たちは信じています あなたはトッププレーヤーになることを目指しています。）問題は、ほとんどのPMが「XNUMXつのプロジェクトから別のプロジェクトへのジャンプ」状況を経験するということです。 別のプロジェクトを開始するというプレッシャーにさらされている間に、提供したばかりのプロジェクトの背後にある「メンタルドア」を閉じる時間がなかった場合、おそらく失敗するか、少なくとも間違いや悪い決定を下します。 したがって、 新しい大きなプロジェクトの実行を開始する前に、準備のために余分な時間を求めてください その後、私たちのアドバイスに従ってステップバイステップで続行します。

「開始するにはXNUMX日かXNUMX日余分にかかる方がよい
新しいプロジェクト–あなたが受け入れることができるように
それは実際的にも精神的にもです。」

キックオフ前

新しいプロジェクトをチームに伝える前に、実行する必要のある作業がいくつかあります。 まず第一に、 クライアントや利害関係者と話す 下記のトピックについて。 新しいマインドマップを作成する すべての情報、メモ、アイデアを論理構造で書き留めておくと、後で評価するために不可欠なすべてをXNUMXか所にまとめることができます。

• このプロジェクトが決して起こらない場合はどうなりますか？
  
  確かに、「プロジェクトの目的は何ですか？」ともっと丁寧に尋ねることができますが、プロジェクトの本当の影響と目的についてクライアントに深く考えさせるには、もっと必要です。 したがって、「このプロジェクトは戦略を成功させるのにどのように役立ちますか？」ははるかに優れた質問です。 このような質問が最終的にブリーフ自体を変更する頻度に驚かれることでしょう。

• 実話: 乳製品会社は広告代理店に連絡して、売り上げを伸ばすための新しい広告キャンペーンを考え出しました。 代理店からの一連のより深い質問といくつかの報告の後、要求への全体的なアプローチが変わりました。 問題は広告が不足していることではなく、単にヨーグルトカップが大きすぎることでした。子供たちにとっては食べ物が多すぎたため、すべてのヨーグルトを完成させることはできませんでした。 したがって、最初に行う必要があるのは、製品のパッケージを現在のサイズから小さいサイズに変更することでした。 クライアントがこの変更に同意したら、製品のより実用的なサイズを伝える広告キャンペーンを作成する時が来ました。

• プロジェクトのためにいくらのお金がありますか？
  
  繰り返しますが、それは金額自体だけではありません。 （特別な解決策を思いついた場合に備えて）追加のリソースがあるかどうか、または予算が固定されているかどうかを調べてみてください。 請求書の期日、支払い方法、追加販売からのシェアなどのトピックについても話すことを恐れないでください。利害関係者が 原価構成の構造 新しいプロジェクトのキャッシュフロー。

• プロジェクトはいつ配信する必要がありますか？
  
  クライアントをできるだけ正確にするようにしてください。 「XNUMX月に」は答えではありません。 あなたの会社ではおそらくいくつかのプロジェクトが実行されているので（そしてチームメンバーの中にはもっと多くのプロジェクトに取り組んでいる可能性があります）、クライアントの希望だけでなく、 あなたの会社の現在のプロジェクトポートフォリオ.

• コミュニケーションの方法を定義する
  
  あなた自身に多くのストレスを節約し、あなたとあなたのクライアントの両方の側で、プロジェクトの進行について一緒にコミュニケーションする人またはチームを定義してください。 このように、さまざまな人から大量の混沌とし​​た電子メールを受信する代わりに、収集され構造化されたフィードバックを受け取ります。 できるだけ少ない通信チャネルを使用することに同意します。 プロジェクト管理ソフトウェアを選択するときは、それが スムーズに実行されるアプリ スマートな電子メール通知で。
  
  TIP: 多くのプロジェクト（特にデジタルおよびソフトウェア開発プロジェクト）では、 アジャイルで作業することをお勧めします。 その場合は、どちらかを利用してください スクラム or かんばん ボード。 また、クライアントに提示して、スプリントの原則を説明することもできます。

結果？ このキックオフ前のセッションの後、 鉄のトライアングルを定義する準備ができました 予算、範囲、および時間の制約で構成されます。 素晴らしいですよね？

「新しいプロジェクトをXNUMX回開始します。PMからクライアントへ
レベルを上げてから、チームと一緒に。」

チームでプロジェクトを開始する方法

これで、クライアントからの回答がわかったら、プロジェクトの作業を開始できます。 落ち着いて、 整理整頓、そしてあなたのチームを参加させます。

1. チームを構築する
   
   プロジェクトのDreamチームを構築するには、まず最初に リソースの容量を確認してください。 期限切れのタスクと時間割り当ての問題の現在の概要を取得します。 チームメンバーの休暇と実際の作業負荷を考慮に入れてください。 特定の役割を担う必要がある場合は、社外から専門家を雇うことを躊躇しないでください。
   
   結果：時間+ワークロード容量に基づく完全なチーム、 PMツールに記録.
   
   
   
2. キックオフミーティングを設定する
   
   プロジェクトに取り組むすべての人を招待します。 クライアントから学んだ事実を提示し、チームメンバーが質問できるようにします。 キックオフ前の努力にもかかわらず、それらのいくつかに答えることができなくても失望しないでください。 それどころか、穴に落ちる前にその穴について知って喜んでください！
   
   TIP: プロジェクトとクライアントとの関係によっては、クライアントをキックオフミーティングに招待することも検討できます。
   
   結果：クライアントに報告するか、作業分解図に進みます。
   
   
   
3. すべてのアイデアの概要を取得する
   
   あなたが私たちのブログを定期的に読んでいるなら、あなたは私たちがしばしば私たちの読者の注意をに向けていることに気づいたに違いありません マインドマッピング。 使用 マインドマッピング チーム全体をXNUMXつの部屋に、またはXNUMX回の通話で利用できるツール。 プロジェクト全体を実現するために可能なことをすべて書き留めます。 このように、すべてのアイデアのリストを作成し、後でそれらに優先順位を付けて、それらの一部をタスクに転送することができます。
   
   結果：プロジェクトに取り組んでいるすべてのチームメンバーによって作成された、考えられるすべてのタスクの視覚的なリスト。
   
   
   
4. ガントチャートでタスクを整理する
   
   配信する必要のあるタスクがわかったら、それらを時間枠内で整理できます。 そのための最も簡単な方法は ドラッグアンドドロップのEasyGanttを使用する。 マイルストーン、サブタスク、およびタスク間の関係を追加します。 準備ができたら、チームと共有して、すべてのメンバーが自分の作業がどのように依存し、関連しているかを確認できます。
   
   結果：時間枠内のタスクの視覚的な編成。

「繰り返し発生するタイプのプロジェクトがある場合は、
時間を節約する プロジェクトテンプレートの使用"

まとめ

プロジェクトの開始により、プロジェクト全体の進捗状況と最終的な納品が決まります。 新しいプロジェクトの開始時に最も発生する間違いを回避するために、 一連のツールを使用する それはあなたがあなたのチームをより良くオンボーディングするのを助けます。 しかし、何よりも、クライアントと時間をかけて、プロジェクトの目的とプロジェクトからの期待についての深く詳細な情報を収集してください。