混雑していないチームの十戒

過剰な作業負荷が増大している問題であるという事実は、米国での Deloitte の調査によって確認されており、マネージャーの 64% が自分のチームが仕事で過負荷になっていると不満を述べています。 そのような状況の結果はどうなるでしょうか?

• 仕事の質の低下
• チームが締め切りに間に合わない
• モチベーションと積極性の低下
• 職場の雰囲気が悪い
• 従業員の離職率の増加

マネージャーの十戒

チームが圧倒されないようにするにはどうすればよいでしょうか。 「混雑していないチームの十戒」を守るだけで、チームは安心して作業できます。

1/ 透明性を保つ

多くの企業では、能力を奪う「承認されていないプロジェクト」が見られます。 これらは、個人的なタスク、過去の未解決のプロジェクト、またはすぐに取り除こうとする単にアドホックな割り当てである可能性があります。 それらについて全員に知らせることが重要です。特に、計画を立てている人には重要です。

それは、PMO、ポートフォリオ マネージャー、CEO、またはリソース マネージャーである可能性があります。 社内のすべてのプロジェクトを常に承認します。 たとえば、これを行うのに役立つのは アジャイルなリソース管理 これにより、すべてのプロジェクトのリアルタイムの概要が得られます。 すべてのプロジェクトはこのツールに単純に積み上げられ、他の人が簡単に見ることができます。

2/ プロジェクトの割り当てにツールを使用する

すでに過負荷になっているチームと、キャパシティが利用可能になりつつあるチームを示すツールを使用します。 理想的なプロジェクト割り当てツール 直感的です – 手間がかからず、各プロジェクトのステータスをいつでも確認できます。 タスクの詳細を確認する必要がある人は、個々のプロジェクトを調べることができます。

3/ チームのスキルを向上させる

特定の XNUMX 人の従業員だけが処理できるタスクがよくありますか? しかし、彼または彼女が別の仕事で忙しい場合はどうでしょうか? プロジェクトが XNUMX 人の従業員に積み重なって過負荷にならないように、別の従業員をトレーニングする時期かどうかを検討してください。 役立つのは、 アジャイルなリソース管理 ツールを使用すると、チーム メンバーの現在のワークロードをいつでも確認できます。

4/ ノーと言うのを恐れないでください

プロジェクト割り当てツールは、競合やチームの過負荷を示していますか? 混雑した週に別のプロジェクトを押し込もうとしないでください。仕事を他の週に押し込む必要があります。 これにより、プロジェクトの品質だけでなく、オフィスの雰囲気も向上します。 要するに、コミュニケーションは、私たちを次のポイントに導くあらゆる職場環境で不可欠です。

5/ コミュニケーションを過小評価しない

多くの場合、必要以上のプロジェクトを引き受けます。 これは、コミュニケーションがうまく取れていないことが原因です。 現実的な締め切りを設定し、処理できる作業量を見積もり、すべての関係者に正確な情報を提供できるように、チーム メンバーの話を聞くことが重要です。 の アジャイル リソース管理ツール キャパシティのステータスに関するチーム間の可視性とコミュニケーションに役立ちます。

アジャイルなリソース管理

6/ 非現実的な期限を設定しない

困難なスケジュールをマスターすることは、現実的な締め切りから始まります。 予期せぬ遅延やフィードバックを常に期待し、予期せぬ事態が発生する時間である「バッファ タイム」を忘れないでください。 タスクを完了する時間が短すぎると、従業員の創造性も低下します。

7/ 優先順位を設定する

プロジェクトの過程で、優先順位を見失うのは簡単です。 あなたの〜を持つ 優先順位のリスト 常に手元に置き、定期的に参照することを忘れないでください。 さらに、Easy Project では、個人用ダッシュボードのおかげで、いつでも便利にすべての優先事項を手元に置くことができます。

8.褒めることを忘れない

動機と信頼は驚くべき効果をもたらします。 あなたが彼らの仕事に感謝していることを従業員に知らせてください。

たとえば、自分で仕事を計画できるようにするなどして、信頼を示します。 これにより、チームは個々の説明責任につながります。

9. 大きなタスクを小さなタスクに分割する

たとえば、 WBSツール. これにより、プロジェクトがより管理しやすくなり、従業員が進捗状況を確認するように動機付けられるため、従業員がプロジェクトをより迅速に完了するのに役立ちます。

10/休息に集中する

そしてあなた自身だけでなく、あなたのチームも。 勤務時間外の不必要な仕事上のコミュニケーションは避けてください。誰かが休暇に行く予定がある場合、それは彼らが去る前にもっと働かなければならないという意味ではありません. 可能であれば、柔軟性と在宅勤務を奨励してください。

まとめ: 過負荷のチームにさようなら

物事のバランスをうまく取り、チームに過負荷をかけないようにする方法を学ぶことは、少し難しい場合があります。 しかし、「マネージャーの 12 の戒め」に従い、定期的にチームに連絡することを忘れない場合は、理想的な職場組織を達成するための道を順調に進んでいます。 新しい Easy Project XNUMX を発見してください。 適切なツール あなたはそれをする必要があります。