ワークフローを通じてプロジェクト管理をより細かく制御する

日付:4 / 21 / 2021
着丈:6分
著者:LukášBeňa
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ワークフローは、プロジェクト管理の基本的な構成要素のXNUMXつと見なすことができます。 Easy Projectのワークフロー設定を使用すると、次のことができます。 タスクのステータス遷移とフィールド権限を制御する 非常に簡単な方法で。 この機能は管理者からアクセスできるため、管理者のみが管理できます。

ワークフロー 構成することができます。 役割 特定のタスクステータス、または特定のタスクタイプの下に表示されることになっているフィールドを変更することが許可されています。 これは ソフトウェア開発で特に役立ちます しかし、事実上他のどこでも使用率を見つけます。 のワークフロー 簡単なプロジェクト XNUMXつの基本的な機能があります。

タスクのステータス遷移

ここでは、の組み合わせを選択できます ユーザーの役割とタスクの種類 (または、すべての役割/タスクタイプをチェックして、考えられるすべての組み合わせに変更を適用します)。その後、このタスクタイプでこの役割によって許可されるタスクステータスの変更を設定します。 左側の列はタスクの現在のステータスを表し、右側の列は選択可能なステータス変更を表します。

たとえば、ユーザーは、タスクのステータスを「完了」に変更できない限り、誰もタスクのステータスを「完了」に変更できないように構成できます。 スーパーバイザーまたはCTOが最初にチェック。 これを実現するには、適切なタスクタイプとユーザーロール(タスクタイプ「タスク」や「ポートフォリオマネージャー」ロールなど)の組み合わせを選択し、適切なボックスのチェックを外して、選択したステータスを変更する権限を定義します。組み合わせ。

タスクのフィールド権限

もう一度、役割とタスクタイプの組み合わせを選択する(またはすべてを選択する)だけです。 左側の列は、作成した標準フィールドとカスタムフィールドを表しています。 右側では、フィールドに標準モード(空白のフィールド-何も選択されていない)、読み取り専用モード、または必須モードのいずれでアクセスできるかを選択できます。

  • 読み取り専用の –タスクが「読み取り専用」モードに設定されている場合、ユーザーはこのフィールドを変更できません。 たとえば、タスクが検査の準備ができていない限り、タスクタイプを変更することはできません(ステータスが「チェックする」に設定されている)。
  • 必須 –このモードのフィールドに入力する必要があります。そうしないと、タスクを保存できません。

読み取り専用フィールドまたは必須フィールドを設定するときは注意が必要です。 特に、ユーザーが実際に作業するのを妨げないようにすることに関して。 たとえば、以前のケースでは、ステータスが「新規」の場合に顧客が標準フィールド「件名」と「説明」を読み取り専用として構成した場合の問題に対処しました。これは、新しいタスクの作成にも適用されます。 ユーザーはこれらのフィールドを編集することを許可されていなかったため、サブジェクトなしではタスクを作成できないため、新しいタスクを作成できませんでした。


簡単なプロジェクト–ワークフロー–タスクステータスの移行

ワークフローのヒントとコツ

ステータスがタスクタイプで使用されることを意図していない場合は、クロスフォーメーションで尊重されるチェックボックスの選択を解除してください。

ユースケース1-承認チェーンを設定する

これは、承認チェーンがどのように機能するかの例です。 各役割(代表者、マネージャー、技術者など)は、プロセスがスムーズで内部の競合がないことを保証する特定の方法でのみタスクのステータスを変更できます。 たとえば、プロセス全体が終了し、クライアントに通知されると、顧客と直接連絡を取っている担当者のみがステータスを「完了」に変更できます。 唯一のマネージャーは、クライアントによって開始された特定の要求を承認または拒否できます。

クライアントは新しいリクエスト(タスク)を開始し、サポート技術スタッフはリクエストをさらに承認するために転送したことをクライアントに返信し、「承認待ち」ステータスでマークします。 マネージャには、「承認待ち」としてマークされているすべてのリクエスト(タスク)のリストがあります。 個々のリクエストがさらなるアクションのために承認されるかどうかを決定すると、彼はリクエスト(タスク)のステータスを「承認済み」または「非承認」に変更します。

技術者には、すべての「承認済み」リクエストが表示されるリストがあります。 彼はこれらに継続的に取り組んでおり、いずれかの処理が終了すると、ステータスを「確認と請求書の発行」に変更します。 この時点で、技術者の作業を再確認する代表者のリストに要求(タスク)が表示されます。 クライアントのすべての要件が満たされた場合、彼はタスクを「完了」としてマークし、それに応じてクライアントに通知します。


簡単なプロジェクト–ワークフロー–タスクフィールドの権限

ユースケース2–ユーザーに重要なデータを入力させる–必須

重要な特定のデータを取得する必要がある場合は、特定のフィールドを必須にするだけです。これは、そのようなフィールドを「必須」ステータスに設定するだけで実行できます。 たとえば、クライアントの生年月日が必要な場合(たとえば、クライアントが法定年齢に達しているかどうかを確認するため)、「生年月日」フィールドを「必須」に設定して、クライアントが正当な理由なしに続行できないようにすることができます。最初にそのようなフィールドに入力します。

ユースケース3–権限のないユーザーが重要なデータを変更できないようにする–読み取り専用

新しいタスクでは件名と説明を有効にする必要があるため注意してください。 特定のユーザーは特定のアクションのみを実行でき、重要な情報を編集または削除することはできません。これは、「読み取り専用」モードを有効にすることで実現できます。

たとえば、顧客が生年月日を入力した場合、そのようなデータの偶発的な損失を防ぐために、そのようなフィールドを読み取り専用モードに設定することができます。 あるいは、マネージャー(または他の適切な人物)のみがこのデータを変更/削除できるようにし、他の人はできないようにすることができます。

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ユースケース4–不要なタスクステータスを無効にする

ステータス「コードレビュー」はIT部門にとって重要ですが、他の部門にとっては重要ではありません。 ITスペシャリストは「コードレビュー」ステータスを使用できますが、他の部門のユーザーはアクセスできません。

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