ホームオフィスを最大限に活用する方法は? 4つの実用的なヒント

日付:3 / 24 / 2020
着丈:1の時間(分)
著者:ヤクブRyba
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近年、ホームオフィスは広く使用されている利点になりましたが、多くの企業は、それを効率的に機能させる方法をまだ知りません。 あなたがする必要があるのは 指針に固執する、そしてあなたのチームまたはビジネス全体がオフィスのように効果的に働くことができます。

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私は4つの基本を共有します 実用的なアドバイス 私の見解では、在宅勤務のチームの生産性が劇的に向上しました。

それらのそれぞれが異なる領域について話します:

  1. 作業環境
  2. ミーティング
  3. ブレーク
  4. 仕事の割り当て

1.仕事をするように服を着て、ワークスペースを予約する

あなたは間違いなくソファーやベッドで作業できます。 ただし、効率には疑問があります。 そして経験から、潜在的な気晴らしの割合はおそらくありそうにないことがわかります。

この点は誰かを驚かせる可能性が高いですが、それは本当であることが証明されています。 服は重要です。 パジャマやトラックスーツにXNUMX日中座っているかどうかに関係なく、快適な「ホームウェア」は、パフォーマンス向上の動機となる感情以外の感情を呼び起こします。 学生時代のパブロフの反射神経を覚えていますか? まるで仕事にいるかのように服を着るとき、まるで仕事に行くかのように内なる状態を作ります。 要するに、あなたの心は仕事の準備ができています。

あなたは簡単に見ることができます "ドレスコード"。 しかし、どのようにチームでそれを行うのですか? 「パンツを見せて」という小さなトリックがありました。 秘訣は、ビデオ会議中に、参加者のXNUMX人がこの文を最初によく言うことです。 会議の参加者は立ち上がって、適切な服装をしていることを示す必要があります。

心配しないでください。それが何であるかを適切に説明する必要があります。それから、それを数回開始する必要があり、数回の会議の後、他の人もこれを引き起こします。 あなたはそれについて彼らに思い出させる必要さえありません。 楽しいからといって、この新しいものはすぐに見つかるでしょう。


2.ビデオ会議/通話を使用する

コミュニケーションは不可欠です。 他の人との接触は、特に長期にわたる在宅勤務期間中、あなたを順調に保つものです。

ビデオ会議 したがって、理想的です。 ビデオとの出会いは、エンドレスな電子メールのやり取り以上の効果的なコミュニケーションがない可能性が高いです。

視覚的な接触により、他者の意見や感情に即座に反応することができます。 そして、あなたは何があってもそれらを書面のコミュニケーションに入れません。 そのおかげで、チームメンバーのモチベーションが高まり、より少ないエネルギーで済みます。

同じことが通常の電話にも当てはまります。 あなたはできる 自分の声から感情を感じる すぐに対応できるため、チームメンバーを「より良い状態」に保ち、モチベーションをより長く保つことができます。

もちろん、ミーティングと仕事そのもののバランスを見つけることは重要です。 ほとんどの場合、週にXNUMX回のチーム調整会議では不十分です。 お互いにもっと頻繁に電話することをお勧めします。ブレーンストーミングと調整のための短いXNUMX対XNUMXのミーティングも望ましいです。 誰もが自分に合った食料を見つけなければなりません。

会議のみに使用するアプリケーションは何ですか? 私の個人的な経験から、私はお勧めできます Zoom 多くの高度な機能を提供します。 Easy Projectに統合されており、 設定の時間を失うことなく、数回クリックするだけで新しいビデオ会議を作成できます。 また、XNUMX日に複数のオンライン会議を行う場合、これにより多くの時間を節約できます。


3.休憩を取ることの重要性を覚えている

仕事に夢中になり、数時間も休まずに仕事をする人もいます。 ただし、それは理想的ではありません。 しばらくすると、過労につながり、生産性だけでなく、長期的には健康にも悪影響を及ぼす可能性があります。

この側面は長距離を監視するのが困難です。 一方、中断はオフィスライフの自然な部分です。 習慣を変えることは簡単ではなく、新しい習慣を作るにはしばらく時間がかかります。

最も簡単な方法は、他の人への模範となり、共有することです サクセスストーリー –他者に効果的であることが判明したアプローチと方法。 サクセスストーリーは魅力的です。

私にとっては、 ポモドーロ テクニックがうまく機能するようになった。 それは意識的に作業ブロックと短い休憩を切り替えることについてです。 45分続けて働き、数分休憩して使っています。 時々私は部屋を少し歩き回ったり、コップ一杯の水を飲んだり、犬を連れ出したりします。 このようにして、XNUMXつのことに何時間も行き詰まらないようにします。

休憩して距離をとることで、仕事に戻るときに元気が出て、新しいアイデアが生まれる。 各作業ブロックの始めに、達成したいことを定義します。 なんとか達成できたかどうかに関係なく、少なくともブロックの最後では、45分の過ごし方を知っています。 そして、それは私の時間管理に関する貴重なフィードバックを私に提供します。 これがポモドーロのテクニックを10年以上使用している理由です。


4. 作業管理ソフトウェア/情報システムを使用する

プロジェクトまたはプロセス管理のための情報システムは、リモートのホームオフィスだけでなく、自宅で仕事をしているときにさらに役立ちます。

これを想像してみてください–同僚と電子メールでやり取りするとしたら、プロジェクト、チーム、ビジネスの実行中に古いスタイルのポストサービスを使用するようなものです。 それは極端な比較かもしれませんが、おそらくこの例に基づいて、あなたはそれが現実からそれほど遠くないことに気付くでしょう。

例1:あなた タスクをメールで送信する それはXNUMX人の同僚の協力によって完了する必要があります。

  • どちらもメールを読みます。
  • 同僚1は比較的速く返信するかもしれませんが、同僚2をCCに入れるのを忘れています。
  • 同僚2は自宅から会社のVPN(ビジネスセキュリティのために配備されている)に接続する方法を知らないため、メールをまったく読んでいないため、それは問題ではありません。

待ってください。VPNが機能していて、すべての同僚がVPNの使用方法を知っていると言っていますか? すごい! 別の例を続けましょう。

  • 同僚2はメールを読んだ可能性がありますが、同僚1からの返信を受け取っていません(CCにはありませんでした)。
  • 誰がどのメールを誰に送信したか、返信にどれくらいの時間がかかったか、他に誰がタスクの解決に関与しなければならなかったか、情報が失われたか不完全だった回数の多くの組み合わせが続きます。 何時間も遅れることが多い反応について話している。

少し運が良ければ、あなたは幸せになります 数日以内にタスクを完了する.

それは誇張された例だと言っていますか? だれが仕事の調整にまだ電子メールを使用しているでしょうか? 私を信じて、まだ電子メールを介して仕事を割り当て、上記のような問題に直面している多くの会社があります。

多分あなたはより良い状況にあり、あなたはあなたのワークロードを整理するXNUMXつの情報システムを得ました。 すごい! あなたは間違いなく電子メールだけで作業している人よりも裕福です。 しかし、私はあなたに見せたいです 多くの企業の経験を示すもうXNUMXつの例。 簡単にするために、前の例と同じフローを使用します。

例2:あなた 「スタンドアロン」ソフトウェアでタスクを作成する、このタスクはXNUMX人の同僚の協力によってのみ完了することができます。

  • 彼らは両方ともタスクの説明を読み、それに反応し始めます。 両方の同僚は、タスクの一部を完了するために、他の誰か(グラフィック担当者、プログラマー、マーケティングの同僚、または顧客)の助けを必要としています。
  • 同僚1はクライアントとのコミュニケーションを監督しており、ウェブサイトのテキストを彼から取得する必要があります。 それで、彼はそれらを要求するクライアントに電子メールを送ります。 同僚1が歯科医のところにいる午後にクライアントがメールに返信するため、彼は翌日のみメールを読むことができます。 新しいテキストはXNUMX日後のタスクにのみ表示されます。
  • 同僚2は、Webサイトのコンテンツを監督しています。 また、テキストを変更するには、技術部門の同僚と協力する必要があります。 ただし、この部門では別の情報システムを使用しています。 そのため、彼はシステムでリクエストを作成し、それが完了するのを待ってから、自分のシステムでタスクを自分で更新する必要があります。 仕事をXNUMX倍にする=効果がない。

例2は、例1の電子メール通信よりもさらに効果的です。 タスクはより早く解決されます.

ただし、これをさらにうまく管理する方法があると思います–例3。

例3:「統合ソフトウェア」でタスクを作成すると、このタスクはXNUMX人の同僚の協力によってのみ完了できます。

  • 両方の同僚が説明を読み、作業を開始します。 どちらの同僚も、タスクの一部を完了するために、他の誰か(グラフィック担当者、プログラマー、マーケティングの同僚、または顧客)の助けを必要としています。
  • 同僚1はクライアントとのコミュニケーションを監督しており、ウェブサイトの新しいテキストを彼から取得する必要があります。 したがって、クライアントをタスクに直接追加します。 彼はタスクから直接メールを送信し、クライアントが応答し、返信がタスクに保存されます。一方、同僚1は歯科医のところにいます(例1と比較して2日節約できます)。
  • 同僚2は、Webサイトのコンテンツを監督しています。 また、テキストを変更するには、技術部門の同僚と協力する必要があります。 この部門は同じシステムを使用しているため、この要件とその完了に関する情報はXNUMXつのタスク内に留まります(作業の重複を避け、より迅速な作業の提供を可能にします)。

これら3つの例の違いを感じることができますか? これらの3つの例は、ビジネスやチームを効果的に運営したいすべての人が通過しなければならない3つの進化段階を表しています。

私も例外ではありませんでした。

例1は時代遅れで効果的ではありません –特に2人以上のコミュニケーションが含まれる場合、Eメールは作業管理に適したツールではありません。

例2の方が良い –あなたはすでに情報システムを持っています、それは素晴らしいです。 小さな内部チーム内の協力は比較的組織化されており、それぞれの結果に到達できます。 問題は、それがチーム内でのみ機能することです。いったん他の部門、外部の従業員、またはクライアントを巻き込みたいとしたら、効果的ではありません。

例3のアプローチは、すべての主要プロセスに対してXNUMXつの情報システムがある状態です。 誰もが毎日XNUMXつのソフトウェアを使用して作業し、外部の労働者やクライアントと協力して、他の部門との作業を調整することもできます。 すべてがスムーズに動作します.

複数のソフトウェアを並行して使用している間、それらを統合することは可能です。 ただし、すべてを実行できる3つの統合アプリケーションの有効性を満たすようなレベルでの統合には遭遇していません(例XNUMX)。

私はいくつかのプロジェクトに携わっているため、個人的には例2と3の中間にいます。

振り返ってみると、「オールインワン」のソフトウェアを使っている会社で働いている(例3) ワークロードのXNUMX倍 複数のソフトウェアを使用するクライアントで作業しているときよりも(例2)。 ビジネス管理のさまざまな側面をXNUMXつのソフトウェアに統合したおかげで、多数のシステムで要件を並行して作成する必要がなくなりました。 これは電子メール通信にも当てはまります。古い電子メールで長く失われた情報を検索する必要はありません。 そして、会議の計画についてはどうですか? 他の人を招待するにはOutlookを開く必要がありますか? そして、ビデオ会議-別のアプリケーションについて?

聞き覚えがありますか? これらすべてのアクションには、貴重な時間がかかります。 一日の終わりにそれを合計すると、それは小さな数になることはありません。 私は個人的に「オールインワン」アプリケーションを使用しています 簡単なプロジェクト 5年以上、私はそれを使用して私の人生の数ヶ月を救ったと信じています。 そして、それは私がそれを使い続けるのに有効なポイントです。


家から仕事に戻りましょう。

チームに自宅での作業方法に関するマニュアルを提供し、それらを提供した場合 実例、あなたは途中です。

実際の例のおかげでのみ 理解できる あなたが彼らに何を望んでいるのか、そしてその理由–そして彼らはそれを自分で適用することができます。 私の例が興味深いものであり、チームまたは会社のホームオフィスに適応するのに役立つ場合は、それらを使用してください。

私は人々に十分に与えることも学びました 質問のためのスペース。 新しい変更が実装される間、彼らはより多くの質問をする可能性が非常に高いです。 質問に答えることで、偽情報、推測、および仮定-望ましくないすべてのものを回避できます。

ホームオフィスの実装はロケットサイエンスではなく、実証済みのテスト済みのプロセスがあります。 実装がうまくいきますように。

おわりに

同様の経験がありますか? それとも別の意見がありますか? 言及し忘れたことはありますか?

ご希望の場合、 お知らせ下さい リモートチーム管理に関するあなた自身の経験について。 私は対応し、私の経験を共有します。 誰が知っている、おそらくそれはあなたを助けるでしょう ホームオフィスで効率を高める。 私たちは皆、将来的にそれから利益を得ることができると思います。

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