自宅からチームの規律を維持する方法：シニアプロジェクトマネージャーが共有する実話

「Covidホームオフィス」時代に同僚の規律を改善するにはどうすればよいですか？ ここでは、全員を軌道に戻すのに役立つ4つのルールとツールを共有しました。 準備はいいですか？

1.コミュニケーションのルールを設定します–通知と共有カレンダーを使用します

オフィスでのコミュニケーションは迅速です。 あなたは尋ねます–あなたは答えを得ます。 それとも答える人がいないのですか？ あなたは仕事に戻って後で尋ねます。

さて、ホームオフィスはまったく別の話です。

私はXNUMXつのチャットツール（はい、そしてFacebook）と会社のソフトウェア、そして私の携帯電話に接続していました。 絶望のさまざまな段階で質問、コメント、声が殺到しても、私はクールに行動するのに役立ちませんでした。

私のプロジェクトも時間どおりに提供されていません。複数のチャネルであらゆる種類の要求に答えることは、意味のある深い作業に時間がないことを意味します。 そして、それはあなたのプロジェクトが行き詰まり、地獄への道が始まるところです。

ツール自体は問題ではありませんでした。 欠けていたのはそれらを使うための命令でした。 そして、私はこれらの簡単なルールを思いついた：

• 緊急ですか？ コール。
• 進行中の作業についてですか？ 簡単なプロジェクト （またはPMツール）
• それは「どこにあるの？」 / '方法？' /「いつですか？」 質問？ グループチャット。
• 評価/プレゼンテーションについて何か？ スケジュールされたビデオ通話。
• 一対一の個人的なもの？ チャット。 （彼/彼女のキャリアの特定の時点ですべての上級PMが心理学者になるので。）
• リソースの可用性について質問がありますか？ 共有カレンダー。 医師の診察を受けたり、配管工を歓迎したり、どんな場合でも邪魔されないようにしなければならないときは、書き留めてください。 私を信じてください、これは計画と臨時の状況の両方であなたに大いに役立ちます。

私たちは「重要なはしご」を作り、ワークフローを変えました 少し混沌としたものからほぼ滑らかなものまで。 このアイデアは、実際には単純な敬意を持って多くのことを行う必要があります。チームの全員の時間は貴重なので、 邪魔せず協力しましょう。 私たちは皆、あなたの毎日のスケジュールの1.5時間につながる（そしてGoogleによって簡単に解決されたかもしれない）それらのXNUMX分を持っている瞬間を知っています。

それのすべてについての最もよい事は？ それ以来、私の電話が鳴ったとき、私はそれが何か深刻なものかピザの配達のどちらかであることに気づきました。

「論理的な通知を使用し、全員をWBSに接続し、会議のスケジュールをホームオフィスの現実に合わせて調整します。」

2.すべてのチームメンバーの同期と関与を維持します

私は「マインドマップの人」です。 私はマインドマップが大好きです。なぜなら、マインドマップは私のアイデアが隣り合って構成されているのを見るのに役立つからです。 マインドマップの準備ができたら、仕事に取り掛かります。 Covid時代のマインドマップについて私が学んだことのXNUMXつは？ 共有する。 さらに良いことに、ビデオ会議の背景として使用してください。

私は以前作成しました WBS構造 私のプロジェクトのために、そしてそれを自分のために保管してください。 もう違います！ はい、WBSの基本バージョンを作成するのは私ですが、プロジェクトのパーツを一緒に追加/削除するオンラインチームミーティングがあります。

それはチームの規律にどのように役立ちますか？ 誰もが最初から関わっていて、誰もが所有者のように感じます。そして最も重要なことは、すべてのチームメンバーが、チームの前にあるもの、つまり自分の配信がワークフロー全体にどのように影響しているかを確認することです。

3.会議時間を現実に合わせて調整します+すべての会議でXNUMXつのルール

以前は月曜日の会議を午前9.30時XNUMX分に予定していました。 通常何が起こったのか：

• 少なくともXNUMX人のチームメンバーが行方不明であるか、大幅に遅れて来ました
• 少なくともXNUMX人のチームメンバーに「インターネット接続の問題」がありましたか？
• 他の電話が予定されていたため、会議は常に予定よりも短かった

結果？ 失われた朝| 時間のかかる個別のフォローアップ| 混沌

私の解決策は？ 月曜日の朝の会議をキャンセルしてスケジュールしました 月曜日の午後の会議。 どうして？ 人々は単に準備ができておらず、家にいたので、個別に整理するためにより多くの時間が必要でした。 午後に切り替えるとすぐに、全員が時間どおりに準備が整い、奇跡的にインターネット接続が機能していました。

すべての会議にXNUMXつのルールがありますか？ 名、短くして、すべての参加者を巻き込んでください。そうすることで、あなたの会議がみんなのお気に入りになり、さらに理にかなっています。 （30分間静かに座っている同僚もいますか？会議の後、彼らはあなたに質問をぶつけ始めますか？）

二番、結果を要約します。 あなたのPMツールがどれほど優れているかはわかりませんが、 Easy Projectは、ブレーンストーミング中に思いついたすべてのものをタスクに変えます。 例：WBSまたはガントのアイデア> PMチェックリストのタスクなので、手動で行う必要はありません。 ああ、そうです、そしてそれはすべてライブで起こります。

ボーナスXNUMX：「お疲れ様でした！」を忘れないでください。 瞬間

私がチームに在宅勤務を最も逃すものは何かと尋ねたところ、彼らの答えは私を少し驚かせました（そうすべきではないと思いますが）。 フィードバック、彼らは言うでしょう。 なんて良い点でしょう。 何かを承認することは、単に賞賛と同じではありません。

または、私のグラフィックデザイナーが言ったように： 「私は機械のように感じました。「クロス」または「ティック」を配信して待っているだけです。 肩を傾けたり、もっと上手くやるように勧めたりすることはありません。」 あなたはプロジェクトマネージャーなので、武器のフィードバックがいかに強力かを知っています。 私の経験から、それは今日、これまで以上に重要になっています。