Knowledge Base 2.0 を Harmony に実装する方法: 簡単なソフトウェアの話
新機能の Knowledge Base 2.0 が XNUMX 月にリリースされました。 元のナレッジ ベースを新しいナレッジ ベースに移行して実装する方法を読んで、インスピレーションを得てください。 私たちは使用するものを作成するため、Easy Software から多くの役立つヒントを得ることができます。 貴社のノウハウとプロセスに調和をもたらします。
ナレッジベース 2.0 とは
Easy Project に統合された企業の知識にアクセスするための完璧な方法であり、ドキュメント、マニュアル、プロセス、品質管理、および組織内で知識を維持するためのその他のニーズを整理およびスケーリングするための強力なツールセットを提供します。
作成方法
- 課題は何でしたか: Easy Software では、情報の複雑さが増しているため、社内の知識を共有するための既存のソリューションでは不十分でした。 記事を分類するだけでは十分ではありませんでした。
- 必要なもの: 私たちは、Easy Project に可能な限り密接に結びついた特殊なアプリケーションを探していました。 私たちはそれをサポートしており、Easy Project自体はオープンソースソフトウェアであるため、間違いなくオープンソースでなければなりません.
- 私たちが選んだソリューション: BlueSpice は私たちの要件にぴったりでした。 これは、適応性と Easy Project とのシームレスな統合を備えたオープンソースの wiki ツールです。
移行はどのように行われたか
以前のナレッジ ベースには、新しいソリューションに転送する必要のある重要なデータがありました。 続きを読む スムーズに実現するために使用した XNUMX つのステップ:
1. 元のナレッジ ベースのデータをクリーンアップする – 移行前に開始します。 すべての記事を「最終更新日」から並べ替え、古いものから順に並べることをお勧めします。
- トップからの多くの記事は簡単に削除できることがわかります
- 「レビュー用」と呼ばれる特定のカテゴリに入れた他のもの - 後で更新します
- すぐに更新できるものもあります
- 残りはそのままでいい
さらに XNUMX つのヒント:
2. ナレッジ ベース 2.0 をインストールする – 機能の技術的な提供。 Easy Cloud上で実行しているため、ほぼ自動的に実行されました
3. テスト移行を行う – 結果について確信が持てなかったので、テスト移行を行いました
- ページのタイトル、コンテンツのフォーマット (ヘッダー、段落、リンク、画像)、およびカテゴリを確認しました
- 移行にかかる時間を確認しました (移行には 900 件以上の記事がありました)
- テスト移行の結果に基づいて、元のナレッジ ベースの内容に必要な変更を加えました。
- ナレッジ ベース 2.0 アプリケーションを「更新」しました - すべてのデータを削除しました
4. ユーザーへの情報
- 本番移行の日付について通知しました。この時点以降、主要なナレッジ ソースはナレッジ ベース 2.0 です。 この期間を過ぎると、ユーザーは元の記事への読み取り専用アクセスのみになります (参照と比較のみを目的としています)。
- ユーザートレーニングと管理者のスキルアップを数回開催しました
5. 生産輸入
- ボタンをクリックする日が来て、移行が実行されました
- 最初のチェックの後、元のナレッジ ベースのすべてのロールの権限を読み取り専用モードに下げました。
6. 内部サポート
- 私たちは何人かの同僚と Microsoft Teams のチャネルを指定し、ユーザーがナレッジ ベース 2.0 の機能について質問できるようにしました。
- 移行後のいくつかの問題が本番環境で見つかりました。 元の問題がまだアクティブだったので、それに応じて各問題を解決することができました
7. 元のナレッジベースを無効にする
- 約 6 週間後、社内のサポート リクエストはなくなりました
- Easy Project アプリケーションの元のナレッジ ベースを無効にしました
- プラグインをアンインストールする前にバックアップを作成することをお勧めします
会社が変更を受け入れた方法
組織のすべての変更には 完全に受け入れられるまでしばらく. そのため、ユーザーに新しいシステムの利点を常に思い出させる必要があります。
ナレッジ ベース 2.0 の場合、明らかなことは、何かわからないことがあれば、 最初に検索してみてください (サイドバーの電球). (元のナレッジベースのように) 記事のタイトルの形式だけでなく、ページの実際のコンテンツにも結果が表示されます。他の場所に行かなければなりません。
ユーザーの場合 必要な知識を簡単かつ迅速に見つける 他の人から、彼らは自分の知識を他の人に共有する傾向があります。 戻ります 好意と感情。
導入の進め方
カテゴリー
彼らがいた 元のナレッジベースからインポート、これは素晴らしいことです。 しかし、構造 (カテゴリとサブカテゴリ) は技術的にインポートできませんでした。 最初に行ったのは、ページが分類されているカテゴリを確認することでした。
私たちはから始めました 3 つの主な「次元」 カテゴリの
- Audience – 誰にとって最も役に立つページか – のように複数のオプションが許可されています
- 営業
- 開発
- マーケティング
- 誰も
- ドキュメントタイプ – どのような知識が共有されているか。 最終的には、すべてのタイプが独自のテンプレートを持つようになるため、それらはすべて標準化されたように見えます。 ベスト プラクティスでは、各ページには XNUMX つのドキュメント タイプ.
- ポリシー
- の仕方
- プロセス
- トレーニングのメモと記録
- 件名 – ページの内容。 社内には多くのトピックがあるため、この構造はさらに深くなる可能性があります。 サブジェクト カテゴリへのページの追加は任意です。適切なカテゴリが存在しない場合は必須ではありません。
- プロダクト
- コア機能
- 資源管理
- ヘルプデスク
- アジャイルボード
- インフラ
- クラウド
- サーバー
- ハイブリッド ソリューション
- 社内IT
- チーム
- Outlook
- Hardware
- 共有ハードウェア
- 個々のハードウェア
すべての編集者が新しいカテゴリを作成できるため、 毎月の改訂 使い捨てのカテゴリがあまり多く作成されないように、一種の構造を整理して、暴走しないようにします。
ナビゲーションページ
ユーザーができることが重要です。 新しいアプリケーションをうまくナビゲートする. ナビゲーションのための自然なアイテムは メインメニュー、部分的にカスタマイズ可能です。 便利な追加オプションは、 ホームページは、読者を歓迎し、ナレッジ ベース 2.0 のベスト プラクティスに関する記事へのリンクと、当社の部門専用のページへのリンクです。
たとえば、[マーケティング] をクリックすると、ユーザーは閲覧するマーケティング ページのインデックスに移動します。 また、その部門にのみ関連する追加情報も含まれています。
他の並べ替え基準 (製品情報や一般的な会社のポリシーなど) にナビゲーション ページを使用することを検討しています。
一歩ずつ
カテゴリとナビゲーション ページを設定すると、ユーザーは既にそこで作業できるようになります。 かもしれない 最初から少し乱雑に見える、そのため、いくつかの指定があります 管理者、何らかの秩序が保たれていることを監督します。
我々はされている ナレッジ ベース 2.0 を数か月使用しています、まだ始まったばかりです。 私たちは、すべてのユーザー (経験に関係なく) が心から知っている完全に組織化され、標準化された wiki の理想的な状態からはほど遠いことを認識しています。
私たちは、ナレッジベースが徐々に成長していると信じています、有機的に、あなたの熱心なユーザーによって最終的により良い採用につながります。システムの準備に何ヶ月も費やした場合、ユーザーは理解するのに一生懸命勉強しなければならないでしょう。
私たちの推奨事項は、 ユーザーの様子を観察する ナレッジ ベースを使用して、ページ テンプレート、タイポグラフィのルールなど、より正確な組織構成を実装するための小さな段階的な手順を実行します。組織の利益のためにナレッジ ベースの使用を少しでも複雑にするすべての手順には、その説明を添付する必要があります。どのように 関係者全員に利益をもたらす.
まとめ
移行と実装のプロセスは無事に完了しました。次はあなたが私たちの先導に従う番です。 上記のヒントを利用してインスピレーションを得ることで、どの企業も独自のバージョンのナレッジ ベース 2.0 を実装し、貴重な知識を保護することができます。
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