簡単なプロジェクトでカスタマーサービスを自動化する方法

事業の規模に関係なく、あらゆる事業の所有者として、 カスタマーサービスはあなたの重要な優先事項のXNUMXつでなければなりません また、既存および潜在的な顧客が可能な限り最も効果的な方法で支援およびガイドされるようにする必要があります。

自動カスタマーサービスとは何ですか？なぜそれが重要なのですか？

そうは言っても、カスタマーサービスはトリッキーであり、それが正しく行われているように見えるほど簡単ではないことを理解することも重要です。 最初は、 最も効率的な人間主導の顧客サービスフレームワークでさえ崩壊する可能性があります 支援を必要とする人々の過負荷、困難な状況、および絶え間ない時間のプレッシャーのために、疲労、過敏性、および意思決定能力の低下を含む顧客サービススタッフの間でさまざまな結果につながります。

これはのコンセプトです 自動カスタマーサービス 場に出る。 自動化されたカスタマーサービスとは、デジタルテクノロジーの利用と組み込みを指します。 カスタマーサービスプロセスに機能します、人間の関与の要素を減らし、顧客サービスのフレームワークをより信頼性と信頼性の高いものにするため。

EasyProjectのヘルプデスク

カスタマーサービスを自動化する理由

あなたのビジネス/プロジェクトの顧客サービスの自動化に投資することはあなたが後悔しないものであり、そして 短期的にも長期的にも、常に成果を上げます。 これに関連する利点は次のとおりです。

1時間体制のライブサポート

顧客は、質問に答えるために営業時間に固執することを嫌い、これは彼らにとって取引を破る可能性があります。 これは人間主導のカスタマーサービスの制約ですが、既存および潜在的な顧客が支援と質問への回答を確実に得られるようにすることができます。 XNUMX時間体制の自動カスタマーサービスを通じて.

Zendeskによると、圧倒的です 顧客の89％は、最初の問い合わせへの迅速な対応が重要であると考えています、これは自動カスタマーサービスを通じてのみ可能です。

2.ランニングコストの削減

カスタマーサービスを自動化するには、ソフトウェア/ハードウェアを入手してトレーニングを提供するためにXNUMX回限りの投資が必要になりますが、それだけです。 あなたはできる カスタマーサービスに関連するランニングコストを削減します 自動化を選択することにより、かなりの程度まで。

3.迅速な応答時間

もちろん、自動化された顧客サービスは 待機時間と応答時間を短縮します 大幅に、顧客を上陸させる可能性を高めます。

4。 信頼性

クエリへの回答や基本的な支援の提供などの単調なタスクの場合、テクノロジーは信頼性が高く、自動化されたシステムがこれらのタスクを エラーやミスを最小限に抑えたスムーズな方法.

5.お客様の快適さ

多くの場合、顧客は自動化されたシステムとの通信に慣れてクエリを伝達できるため、より多くの質問をしたり、クエリや懸念事項に対処したりできます。

6.依存性の低下

カスタマーサービスプロセスへの依存は、非常に混乱を招き、全体の速度を低下させる可能性があります。 カスタマーサービスチェーン。 幸いなことに、自動化されたカスタマーサービスは依存関係を最小限に抑え、プロセスをより迅速かつスムーズにします。

EasyProjectのヘルプデスク

EasyProjectHelpDeskのセットアップ方法

カスタマーサービスを自動化するには、要件に合ったソフトウェアが必要です。 簡単なプロジェクトプロジェクト管理ツール は使用できるものであり、EasyProjectヘルプデスクの設定は非常に簡単です。

1.プロジェクトをヘルプデスクに追加します

まず、ヘルプデスクを設定する前に、基本的なプロジェクトを作成する必要があります。このプロジェクトは後で作成します。 ヘルプデスクに追加。 指定されたオプションを使用して、既存のプロジェクトのリストを表示し、ヘルプデスクに必要なプロジェクトを追加できます。 ヘルプデスクにプロジェクトを追加すると、ヘルプデスクの設定が表示されます。

2.デフォルトのメールボックスを設定および構成する

次に、に移動してデフォルトのメールボックスを作成できます 管理>>ヘルプデスク>>すべてのメールボックス>>メールボックスを追加します。 これにより、間隔やメールボックス設定などの設定を構成できるパネルが開きます。 完了すると、メールボックスが設定に表示され、プロジェクトをメールボックスに割り当てることができます。

3.デフォルトのタスクタイプを選択します

Easy Projectでは、ヘルプデスクチケットのデフォルトのタスクタイプを選択したり、ドロップダウンメニューから担当者を選択したり、同僚を追加したりすることもできます。 担当者を選択して同僚を追加することで、次のことができます。 ドメインに含まれる問題を解決するのに最適な人を配置したことを確認してください、全体的な生産性を向上させます。

その後、定義することができます 契約時間（月次）、残り時間、集計開始日、および集計期間。 同じヘルプデスク設定パネルでは、このプロジェクトを埋めるドメイン/電子メール/キーワードを定義することもできます。 この機能は、特定のドメインに関連するすべての着信メッセージを同じ場所に収集し、応答サイクルをより効率的にするために非常に役立ちます。

4.SLAを監視します 

チケットを効果的に解決するために、応答時間、解決時間、優先度レベル、およびSLA稼働時間を調整して、サービスレベルアグリーメント（SLA）設定を構成することもできますか。 効果的な優先順位付けにより、次のことを確認できます。 時間に敏感な問題 迅速に解決され、重要性の低い問題に最初に取り組む重要な時間を失うことはありません。

SLAメトリックを追跡することは、カスタマーサービスチームのパフォーマンスを分析できるため、非常に重要であることがわかります。 不一致を特定する 明らかな場合は、できるだけ早く是正措置を講じてください。

考慮事項と結論

あなたのカスタマーサービスを自動化する間、確かにあなたを作ることができます 全体的な運用がより効率的で信頼性が高い、カスタマーサービスの自動化は継続的なプロセスであり、定期的にプロセスと結果を監視および監視して、次のことを確認する必要があることを理解することも重要です。 フレームワーク全体がスムーズに実行されています。

また、新しいものを導入する必要があるかもしれません 機能と対策 プロセスをさらに最適化するために、その必要性はビジネス/プロジェクトのタイプと目的に完全に依存します。

さらに、積極的に自動化されたカスタマーサービスがビジネス/プロジェクト全体にどの程度影響を与えるかは、 チャネルと関連要素のセット全体をどれだけうまく統合できるか。 プロセス内の運用上の混乱やボトルネックを回避するために、テクノロジーと従業員はすべてシステムに正しく統合する必要があります。